Как стать более продуктивным – секреты тайм-менеджмента

| Август 12, 2017

Леон Хо, основатель и владелец Лайфхака делится 15 основными секретами, как стать более продуктивным. Он почерпнул эти знания из 100 прочитанных им книг, посвященных теме тайм-менеджмента.

Около десяти лет назад Леон получил повышение с должности рядового инженера до управляющего менеджера. Конечно, такое повышение привнесло много радости, но не могло отразиться негативно на продуктивности Леона, который стал просто перегружаться и переутомляться. Он постепенно начал все острее и острее ощущать нехватку времени, и в конце концов осознал, что новая должность ему не по силам, учитывая текущий образ жизни.

Услышав о книгах, посвященных теме повышения продуктивности, у Хо появилась надежда. Он надеялся на то, что в этих книгах дается практическая рекомендация, как успевать больше в меньший промежуток времени. Этот ответ, а также и много других полезных советов он нашел, но только не в одной, а порядка в 100 книгах, посвященных тайм-менеджменту. Нам же не обязательно читать все эти книги, а достаточно изучить 15 советов Леона, которые он составил на основании прочитанной литературы, и считает наиболее действенными методами, как научиться продуктивно управлять своим временем.

Не ждите, когда другие обозначат для вас сроки, делайте это сами

Взрослея, мы привыкли к школьной системе, где ученикам задавали домашние задания на определенный срок, или требовали подготовиться к контрольной работе, которая также будет проведена к запланированной дате. Это и является основной причиной, по которой мы сами не можем составить для себя расписание и обозначить сроки для выполнения поставленных задач. Мы привыкли лениться в тех случаях, когда чувствуем, что дело может потерпеть. Именно поэтому школьные отличники, как правило, не достигают особых успехов во взрослой жизни – там за них никто не составляет расписание.

Успешные люди знают этот секрет управления временем, и поэтому они не ждут, когда наступит критическое время для выполнения поставленной задачи. Они умеют планировать собственное время наперед, не откладывая выполнение тех задач, которые можно сделать сейчас, на потом. Поэтому вы должны научиться ставить для себя сроки, в которые вы должны выполнить поставленную цель.

Следите за своим временем, словно за состоянием банковского счета

Нам нравится думать, что мы знаем о себе все. Но если нас попросить вспомнить, что вы делали в этот же день на прошлой неделе, то мы едва ли сможем вспомнить. Время – это самый ценный ресурс, находящийся в нашем распоряжении. Мы должны контролировать свое время так, словно это наш банковский счет, ведь не зря часто говорят, что время – деньги. Вы всегда сможете заработать больше денег, но вы не в силах вернуть потраченной попусту время.

Заведите блокнот, в котором записывайте, сколько времени вы тратите ежедневно на выполнение поставленных задач. Вы удивитесь, насколько много времени у вас уходит на пустые дела. Планирование времени – это важнейшая задача.

Не концентрируйтесь на своих слабостях, работайте над вашими сильными сторонами

Для нас вполне привычна идея о том, что мы должны устранять свои слабости. Однако это не должно быть вашей основной целью. Самая главная задача в управлении временем – это улучшить свои сильные стороны. Дело в том, что, имея определенные преимущества, вы уже обладаете фундаментом и соответствующими умениями. Вы уже должны понять, какое ваше качество следует улучшить, чтобы сделать его сильнее. Это принесет вам куда большие плоды, чем устранение ваших слабостей и недостатков. А для нас важен результат, чтобы не потерять мотивацию.

Планируйте выполнение задач по мере их важности, а не по времени их поступления

Каждая отдельная задача не имеет точно такой же вес и значение, как любая другая задача. Постоянно спрашивайте себя: что должно быть сделано непосредственно сейчас? Постоянно перестраивайте в своем списке задачи, ставя на первое место наиболее актуальные, и не позволяющие отлагательств.

Иногда нам ошибочно кажется, что если задачу мы получили раньше, то и выполнить мы ее должны, соответственно, тоже раньше. Некоторые задачи имеют приоритет, и если их выполнить сразу же после их появления, то они принесут куда больше пользы, чем если вы будете их откладывать на потом.

Наглядный пример: Вы решили улучшить свой внешний вид и манеру поведения в обществе, и для этого прочитали 20 книг, посвященных этой теме. Потом вы решили прочесть книгу про то, как научиться быстро читать. Естественно, было бы более продуктивнее прочесть вначале книгу, обучающую методу скоростного чтения, а потом уже осваивать 20 книг, которые вы хотели изучить изначально.

«Не тратьте много времени на мелочные вещи» Джим Рон.

Не кусайте больше, чем способны пережевать

Вы не можете съесть всю пиццу за один укус. Почему-то насчет еды все понятно, а вот, когда вопрос касается времени – здесь возникают обманчивые иллюзии. Взяв на себя слишком много, вы рискуете в конечном счете быть обескураженным, в результате чего ваша мотивация угаснет.

Решение: Делите большие задачи на несколько маленьких частей, которые легко усваиваются, создавая порядок, и в то же время сбавляя напряжение.

Умные люди знают, когда можно перепоручить задачу

Не нужно быть обязанным делать каждую маленькую вещь самостоятельно. Делать больше – не всегда значит делать лучше. По факту, если вы выполняете слишком много задач, то повышается шанс, что вы сделаете досадные ошибки. Планируя время, распределяйте, какие задачи вы можете сделать сами, а какие лучше перепоручить другим.

Используйте свой мозг для того чтобы думать, а не вспоминать

Информация безгранична, и невозможно вспомнить совершенно все. Существует пословица: «Ты уже больше забыл, чем когда-либо знал». Таким образом, невозможно запомнить всю информацию, которая к нам поступает. Существует масса возможностей и инструментов, которые позволяют нам организовать наши мысли и идеи: компьютеры, записные книжки, телефоны и пр.

Проверьте свою продуктивность в конце дня

В конце дня уделите немного времени, чтобы оценить насколько продуктивно вы провели день, какие дела остались незавершенными, и что нужно улучшить.

Задайте себе следующие вопросы:

  • Что я сделал хорошо?
  • Что я сделал недостаточно хорошо?
  • Почему не получилось сделать так, как я планировал?
  • Что нужно предпринять, чтобы завтра сделать лучше?

Когда мы не рассуждаем на эту тему, мы полагаемся на естественный процесс совершенствования. Успешные люди концентрируются на осознанной практике, во время которой они определяют вещи, требующие улучшения. Даже если вы чувствуете, что выполнили работу хорошо, все равно подумайте, что бы можно было сделать лучше. Всегда будет что-то.

Иногда сокращать количество задач – это лучше, чем увеличивать

Еще один секрет управления временем в тайм-менеджменте – это умение избавляться от задач, которые бесполезны, или недостаточно полезны для вас. Это могут быть задачи по самосовершенствованию, физические задачи, или даже вопросы отношений. Также очень важно уметь избавляться от ненужных материальных вещей, которые не только засоряют наше рабочее пространство, но и отвлекают на себя внимание. Вы удивитесь, насколько станет легче и продуктивнее работать, когда у вас на рабочем столе будет всегда поддерживаться порядок и чистота.

То же самое касается виртуального пространства – уберите все лишнее с вашего компьютера, сгруппируйте информацию по соответствующим папкам, и вы заметите, как ваша работа за ПК станет более эффективной.

Оцените время, требуемое для выполнения задачи

Иногда мы позволяем себе заниматься делами, при этом заранее не прикинув, сколько на их выполнение у нас уйдет времени. Чтобы помочь с этим, следуйте правилу двух минут. Если эту задачу можно выполнить в течении двух минут, то выполняй ее незамедлительно, не откладывая на потом.

Пренебрежение управлением времени может привести к его пустой трате, т.к. вы не имеете точно обозначенной цели или расписания, по которому вы должны ее добиваться.

Например: Вы делаете салат из авокадо. Перед началом засеките, сколько на это у вас уйдет времени. Полчаса, 15 минут, 3? Когда мы разбираем задачу по частям, и смотрим сколько времени уходит на ее выполнение, мы начинаем планировать, как можно выполнять задачу более эффективно.

Улучшайте свою креативность, не зависимо от того, чем вы занимаетесь

Следующий метод управления временем, как ни странно – это увеличение креативности. Креативность – это не всегда природой заложенный талант, но и мышцы, которые мы в силах тренировать. Пускай, вы не самый креативный человек, но вы должны уметь генерировать идеи, выходящие за рамки стандартов. Мы должны быть немного креативнее, чтобы повысить свою эффективность.

Когда остановить выполнение задачи

Когда вы работаете сверхурочно, тратите свое личное время на выполнение задачи, а она по-прежнему не приносит ожидаемого результата, пора задуматься – а не зря ли вы все это делаете, и не тратите ли вы время попусту. Конечно же, упорство и труд все перетрут, но не стоит путать тупое упрямство с реально достижимой целью. Например, когда бизнесмен понимает, что он теряет с каждым месяцем все больше и больше денег, он начинает менять стратегию.

Всегда держи в голове, что ты знаешь гораздо меньше, чем ты предполагаешь

Правда в том, что большинство людей знают слишком мало. Существует огромное количество источников информации из совершенно любой области. Никогда не удовлетворяйся полученными знаниями, всегда считай, что есть еще место для новых знаний. Ты всегда будешь совершенствоваться, если у тебя сохранится эта потребность в познании нового.

Получай удовольствие от достигнутых целей, но не останавливайся

Всегда хочется отдохнуть после выполнения сложной задачи, удовлетвориться достигнутым результатом, и получить похвалу от начальства. Один из секретов в управлении временем – это не давать себе слишком расслабляться после достижения целей. Вы должны ставить новые задачи и стремиться выполнить их.

Создайте большую картину и работайте с маленькими деталями

Определитесь с конечной целью и приступайте к работе с самого начала. Потом разбейте задачу на множество ступеней и расположите их в том порядке, в котором они должны выполняться для достижения цели. Подумайте, можно ли как-то ускорить достижение этой цели, и стоит ли ее вообще достигать, учитывая потраченное время?! Вы всегда должны держать в голове полную картину, чтобы двигаться в правильном направлении.

Комментариев: 2 на “Как стать более продуктивным – секреты тайм-менеджмента

  1. Теа

    Вы, помимо прочих навыков, считаетесь экспертом в области управления временем. Как вы получили столь интересное звание? Как вообще появляются такие профессии, которые пока что на стадии становления?

    Reply
    1. Иван Post author

      Рад бы Вам ответить, но это всего лишь перевод статьи Леона

      Reply

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *